Garder votre liste d'employés à jour garantit une facturation exacte et que seuls les membres admissibles ont accès aux avantages. Si vous avez les rôles d'Administrateur ou d'Opérations, vous pouvez ajouter, supprimer ou remplacer des employés via le portail Wellhub pour les entreprises.
Meilleures pratiques
Pour éviter des frais indus, nous vous recommandons de mettre à jour votre liste régulièrement.
- Ajout d'employés : Déclenche un courriel d'invitation automatique. Découvrez comment gérer vos paramètres d'invitation.
- Suppression d'employés : Révoque immédiatement l'avantage social de l'employé.
Choisissez votre méthode de mise à jour
Vous pouvez ajouter des employés via le téléversement d'une feuille de calcul en masse ou individuellement.
Option A : Importer à partir d'une feuille de calcul (Recommandé pour plusieurs ajouts)
- Allez dans Employés Mettre à jour les employés.
- Sélectionnez Importer à partir d'une feuille de calcul. (Si vous avez plusieurs entreprises, sélectionnez celle qui est concernée).
- Choisissez Ajouter des employés.
- Téléchargez la feuille de calcul modèle, remplissez-la avec les données de vos nouveaux employés, et téléversez le fichier.
- Vérifiez le décompte final et cliquez sur Confirmer et importer.
Option B : Ajouter un par un
- Allez dans Employés Mettre à jour les employés.
- Sélectionnez Ajouter un par un.
- Remplissez les informations de l'employé et confirmez.
Note pour les clients Wellhub+
Si votre entreprise subventionne des abonnements pour des groupes spécifiques (Wellhub+), vous ne pouvez pas utiliser la méthode « Ajouter un par un ». Vous devez ajouter les employés via l'option Importer à partir d'une feuille de calcul.
La suppression d'un employé révoque immédiatement son admissibilité à l'avantage social.
Vous avez fait une erreur ? Nous pouvons vous aider
Si vous avez supprimé par erreur un employé ayant un compte actif, ne vous inquiétez pas. Si vous rajoutez l'employé à votre liste d'admissibilité avec la même clé d'admissibilité dans les 30 jours, notre système tentera automatiquement de restaurer son abonnement et ses avantages d'origine.
Option A : Supprimer via une feuille de calcul (en masse)
- Allez dans Employés Mettre à jour les employés.
- Sélectionnez Importer à partir d'une feuille de calcul.
- Choisissez Supprimer des employés.
- Téléchargez la feuille de calcul modèle, remplissez-la avec les employés à supprimer, et téléversez-la.
- Vérification de sécurité : Selon le nombre de personnes que vous supprimez, vous pourriez voir une invite de sécurité (voir Comprendre les vérifications de sécurité ci-dessous).
- Confirmez la suppression.
Option B : Supprimer un par un
- Allez à la liste principale des Employés.
- Recherchez et sélectionnez l'employé concerné.
- Cliquez sur Supprimer, lisez l'invite de confirmation, et confirmez.
💡 Qu'arrive-t-il à l'abonnement de l'employé ? Lorsqu'un employé avec un compte actif est supprimé de la liste et n'est pas rajouté dans les 30 jours, son abonnement restera actif, mais sera transféré à un palier de prix différent.
À manipuler avec précaution
Cette action ajoute et supprime simultanément des employés pour correspondre exactement au fichier que vous téléversez. Tout employé qui ne figure PAS sur votre nouveau fichier sera immédiatement supprimé. Cette action est irréversible.
Comment remplacer la liste :
- Allez dans Employés Mettre à jour les employés.
- Sélectionnez Importer à partir d'une feuille de calcul.
💡 Si vous souhaitez mettre à jour toutes vos entreprises simultanément, sélectionnez "Toutes les entreprises" dans le menu déroulant en haut à gauche avant de commencer. - Sélectionnez Remplacer votre liste actuelle.
- Cochez la case d'avertissement pour continuer.
- Téléchargez la feuille de calcul modèle, remplissez-la avec l'ensemble de vos employés actifs, et téléversez-la.
- Vérification de sécurité : Vous rencontrerez probablement une étape de vérification de sécurité ici.
- Vérifiez le résumé des changements (Nouveaux c. Supprimés) et confirmez.
⚠️ Le montant mensuel payé par l'entreprise peut augmenter proportionnellement au nombre d'employés sur la nouvelle liste, tel que défini dans votre contrat. Apprenez-en plus sur la façon dont les entreprises paient dans cet article.
État et dépannage
Vous pouvez vérifier si un fichier a été traité avec succès en allant dans le menu Employés et en cliquant sur Historique des téléversements. Pour voir qui a été récemment supprimé, cliquez sur le filtre Supprimés.
Pour protéger votre compte, des changements importants à votre liste (Suppressions ou Remplacements) déclenchent un mécanisme de sécurité :
- Risque faible : Révisez simplement le résumé et cliquez sur confirmer.
- Risque modéré : Vous devez taper une phrase de confirmation spécifique pour continuer.
- Risque élevé : La mise à jour est suspendue et envoyée à l'équipe Wellhub pour un examen manuel. Vous recevrez une approbation/un rejet par courriel sous peu.